viernes, 25 de mayo de 2012

SENTIMIENTO DE GRATITUD

video

Unas cortas lìneas para dejar expresa constancia de mi sincera gratitud por la atenciòn y confianza brindada.  Que Dios les colme por siempre de bendiciones y que el èxito sea la corona que ciña el triunfo de sus victorias.

BANGUERA VARGAS  ELIZABETH SORAIDA
BARREZUETA SANCAN  DIANA KATHERINE
CABASCANGO SORIA ELSA
ESPINOZA MAYORGA PAULINA MARIBEL
HARO HIDALGO DANIELA ESTHELA
JIMÉNEZ CARRIÓN  VERÓNICA MARICELA
LOPEZ ESPAÑA BECKY DEL ROCÌO
LÓPEZ TUMBACO  ARGENTINA
MARCILLO ALAY  MARÍA PILAR
NAUQUE CHIPANTIZA  BLANCA YOLANDA
RAMÍREZ CRUZ MÓNICA MARICELA
RAMÓN VIVANCO CARMEN EMPERATRIZ
RIVERA REYES  PAOLA ALEXANDRA
SÀNCHEZ MEDINA  MELVA ANTONIETA
SOTOMAYOR FREIRE  ANDREA MARIBEL
TAMAYO MONTAGUANO  DIANA MARIBEL
TERÁN VALLE MAYRA ELIZABETH
ZAMBRANO PARRA  KIMBERLY KARINA

martes, 22 de mayo de 2012






PARTICIPANTES DEL CURSO DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO
SANTA CRUZ - GALAPAGOS








MEJOR ESTUDIANTE EN CURSO INTERNACIONAL

Proclamado como el Mejor Estudiante del Curso de Especialidad en Habilidades Gerenciales para Secretarias (os) y Asistentes Administrativos On Line, auspiciado por la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA) y dictado por el Instituto de Investigación y Capacitación en Ciencias Administrativas (IICCA), con la calificaciòn de 99/100.
 

jueves, 29 de marzo de 2012

CAPACITACIÓN PROFESIONAL

 
Con gran beneplácito el SECAP Centro Operativo Machala, atendiendo los requerimientos del Personal Administrativo de la Ilustre Muncipalidad  de Machala, desde el lunes 19 de marzo del 2012 se está dictando el Curso de Competencias del Perfil Profesional Secretarial, que tiene como objetivo fundamental brindar el asesoramiento técnico para lograr la excelencia.


miércoles, 29 de febrero de 2012

ORACIÓN SECRETARIAL


ORACIÓN DEL / DE LA SECRETARIA/O

Señor, sella mis labios ante la tentación de la imprudencia;
que mi corazón y mi boca no traicionen jamás la confianza
en mi depositada por mi jefe y mi organización,
 y que no falte jamás a la confidencialidad.

 Señor, concédeme la gracia de responder siempre satisfactoriamente,
que la responsabilidad rubrique todos mis actos.
 Señor, que nunca la prisa sea motivo de un trabajo defectuoso,
menos nítido o inaceptable, que la serenidad me acompañe,
a pesar de la urgencia de la carta encomendada.

Señor, que cuando tenga que ocupar el lugar de mi jefe,
tu gracia me ilumine, para no defraudarlo/a,
para acertar en las decisiones y ser justa/o en mis apreciaciones.
 Señor, que la integridad sea el sello de mi trabajo,
y el ejemplo para mis compañeros.

 Señor, ayúdame para que lleve siempre con dignidad
el nombre de secretaria/o
Gracias, Señor, por mi trabajo,
Por mis compañeros,
Por el ambiente
 En que me has puesto, porque me
Permites realizar mi profesión
Con alegría y competencia,
Protégeme, Dios mío, aquí
Y en todas partes.
Amén

martes, 21 de febrero de 2012

ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS



1. INTRODUCCIÓN

En la maquinaria de funcionamiento de toda empresa, entran en juego multitud de documentos, tanto los que se generan como los que se reciben: informes, cartas, expedientes, documentos oficiales, documentos mercantiles, etc.).  

El volumen de toda esta documentación va creciendo de forma proporcional al crecimiento de la empresa y a su grado de interrelación con su entorno exterior, por ese motivo, es preciso realizar una correcta gestión y archivado de toda la documentación cuando la empresa no precise servicios externos que le cubran este tipo de servicios. 

El profesional del secretariado deberá conocer los distintos sistemas empleados, tales como los métodos estándar de clasificación así como los medios técnicos y materiales que le permitan el archivado de toda la documentación que se genere en la empresa para la que presta sus servicios. No obstante, cada Organización podrá disponer de normas o sistemas específicos.


2. EL ARCHIVO, LA CONSERVACIÓN  Y LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

EL ARCHIVO
Un archivo es un espacio físico donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo un criterio lógico que permita su gestión de una forma eficaz. 

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.  La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado, pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente a ello, se suele digitalizar y guardarlos en soportes informáticos. Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Dado el elevado número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa.  La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además así, se respeta la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).



3. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La clasificación de los documentos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas:
- Atendiendo a la ubicación de los archivos:
Archivo centralizado.Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto. Archivo descentralizado.La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por
ubicación. 

- Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Archivo activo.Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.
Archivo semiactivo. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.
Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.
- Atendiendo que aquello que se desea almacenar:
Archivo horizontal.Los documentos se ubicarán de forma horizontal, uno sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.








Archivo vertical.Los documentos se dispondrán de forma vertical, uno detrás del otro, por ejemplo, los cajones de carpetas colgantes.